Perbedaan antara EOI dan RFP

Sejumlah keputusan yang dibuat oleh organisasi memiliki implikasi pengadaan yang secara dramatis dapat mempengaruhi keseluruhan biaya pengambilan keputusan tertentu. Pengadaan melibatkan proses seperti yang memilih vendor, mendefinisikan ketentuan pembayaran, pemeriksaan strategis, negosiasi kontrak, dan layanan pembelian dan barang. Ini terkait dengan pengadaan atau perolehan semua layanan dan barang yang penting bagi suatu organisasi.

Di sektor swasta, proses pengadaan dianggap sebagai fungsi tingkat strategis yang membantu dalam meningkatkan profitabilitas bisnis. Tidak hanya merampingkan proses dan mengurangi harga keseluruhan bahan baku, tetapi juga memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi sumber pasokan terbaik. Secara keseluruhan, sangat membantu dalam memastikan garis bawah yang berjalan lancar.

Di sektor publik, eksekutif tingkat tinggi bertanggung jawab untuk mengurangi garis bawah. Hanya beberapa personel yang mengelola fungsi pengadaan, yang meningkatkan kemungkinan korupsi di sektor ini. Inilah sebabnya mengapa ada kebutuhan untuk meningkatkan output keseluruhan bisnis. Misalnya, staf dapat dilatih untuk meningkatkan efisiensi mereka dan meningkatkan kualitas layanan mereka, sebagai akibatnya, output dapat ditingkatkan.

Dengan berlalunya waktu, sejumlah istilah telah diperkenalkan di sekitar konsultasi tender, proposal, dan manajemen besar, termasuk sejumlah akronim yang terkait dengan pengadaan. Tidak banyak bisnis yang mengetahui persyaratan ini, tetapi menjadi pengusaha atau pemilik bisnis kecil, jika Anda ingin mengelola kesiapan pembeli secara efektif untuk membeli, penting untuk mengetahui tujuan mereka. Contohnya termasuk RFI (permintaan informasi), EOI (ekspresi bunga), RFP (permintaan proposal), RFT (permintaan tender), dan RFQ (permintaan kutipan). Masing -masing istilah ini melayani tujuan khusus dalam fungsi pengadaan.

EOI dan RFP adalah istilah yang paling sering digunakan dalam fungsi pengadaan, dan masing -masing memiliki peran khusus dalam merampingkan seluruh proses. Banyak orang membingungkan persyaratan ini saat menjalankan proses. Untuk mendapatkan ide yang lebih baik tentang perbedaannya, penting untuk mengetahui apa arti istilah -istilah ini.

EOI (Ekspresi Minat)

Ekspresi Minat (EOI), juga dikenal sebagai Registrasi Bunga (ROI), memiliki fungsi yang sama dengan Permintaan Informasi (RFI). Ini digunakan sebagai proses penyaringan pada tahap awal pengadaan untuk membuat permintaan formal dan lebih spesifik untuk tender atau RFT (tahap selanjutnya dalam fungsi pengadaan). Ketika perusahaan melepaskan EOI, diperlukan untuk memperkirakan kemampuan pasar untuk memasok atau mengumpulkan lebih banyak informasi sebelum pindah ke RFT. Perusahaan yang melakukan pembelian tidak mungkin menunjuk kontraktor melalui EOI. Agar hal itu terjadi, suatu proses harus berkembang sampai mencapai RFT.

EOI adalah jenis tender terbuka yang memungkinkan perusahaan mana pun untuk maju. Ini menimbulkan persaingan yang ketat dan memberikan manfaat dari memungkinkan pemasok baru dan potensial untuk mengamankan pekerjaan mereka. Namun, dalam kontrak konstruksi, sebagian besar dikritik karena menarik pemasok yang tidak cocok untuk kontrak, yang menghasilkan buang -buang waktu, uang, dan upaya.

Iklan yang meminta EOI harus menyertakan deskripsi badan kontrak, deskripsi kontrak (seperti anggaran dan skala), jenis kontrak, rute pengadaan, syarat dan ketentuan, alamat dan tenggat waktu, dan perincian lainnya (termasuk informasi kontak , deskripsi organisasi, kapasitas teknis dan pengalaman terkait, ketersediaan staf dan pengalaman mereka, dll.)

RFP (permintaan proposal)

Di sisi lain, RFP, juga dikenal sebagai Permintaan Penawaran (RFO), adalah dokumen yang dapat dengan mudah dimodifikasi. Sebagian besar digunakan ketika pembeli mencari respons berbasis solusi untuk memenuhi persyaratannya dan dalam kasus di mana faktor-faktor lain (tidak termasuk harga) adalah pusat dari evaluasi setiap penawaran. Ini juga digunakan dalam situasi di mana tidak ada solusi atau spesifikasi yang jelas tersedia, dan departemen pembelian sedang mencari sejumlah inovasi dan opsi. Instrumen ini lebih fleksibel daripada RFT (yang biasanya memiliki solusi atau spesifikasi yang didefinisikan dengan baik). RFP terutama digunakan dalam layanan profesional di mana solusi tidak dapat didefinisikan dengan mudah.

RFP berisi informasi latar belakang tentang organisasi dan lini bisnisnya. Permintaan tersebut terdiri dari spesifikasi yang menjelaskan solusi yang dicari organisasi. Selain itu, ini juga mencakup kriteria evaluasi untuk bagaimana proposal dinilai, pernyataan pekerjaan yang menjelaskan tugas yang akan dilakukan oleh seorang penawar yang memenangkan kontrak, dan jangka waktu untuk menyelesaikan proyek.

RFP biasanya dibuat karena sifat kompleks suatu proyek. Perusahaan dapat memperoleh manfaat dari berbagai penawar saat mencari solusi yang terintegrasi dengan baik dari sejumlah pemasok. Misalnya, jika perusahaan berencana untuk mengalihkan bisnisnya dari lingkungan berbasis kertas ke lingkungan berbasis komputer, ia dapat meminta proposal untuk perangkat lunak dan perangkat keras di samping pelatihan yang diperlukan untuk menginstal dan mengintegrasikan sistem baru ke dalam bisnis.

Di sektor publik, entitas dapat mengeluarkan RFP untuk membuat kompetisi terbuka untuk menurunkan biaya solusi. Namun, harus dicatat bahwa RFP terdekat dengan spesifikasi mungkin tidak selalu menjadi orang dengan harga terendah. Saat menerima proposal, perusahaan harus melakukan analisis tunjangan biaya untuk memastikan biaya tidak melebihi manfaatnya.

Perbedaan

Berikut ini adalah beberapa perbedaan antara EOI dan RFP:

• Tingkat pengadaan yang berbeda

EOI sering dieksekusi pada tingkat pengadaan awal. Ini dapat dirilis dalam kasus -kasus di mana pembeli sedang mencari masukan industri untuk mengurangi persyaratan yang pada akhirnya akan masuk pasar pada tahap selanjutnya. Seperti yang telah dibahas, RFP biasanya merupakan langkah selanjutnya; dimana, pembeli mencari pendekatan berbasis solusi untuk pengiriman produk atau layanan.

• Tahapan EOI dan RFP

EOI biasanya memiliki beberapa tahapan. Ini digunakan untuk menciutkan calon vendor atau pemasok sebelum mencari tawaran komprehensif dari tender yang terpilih. Sebaliknya, RFP dapat memiliki satu tahap atau dapat memiliki beberapa tahap.

• Kapan EOI dan RFP digunakan?

EOI digunakan dalam kasus -kasus di mana informasi yang diperlukan (dari tender) adalah spesifik, tetapi tidak ada jaminan apakah pemasok akan dapat memasok layanan dan barang sesuai persyaratan. Selain itu, dalam kasus EOI, pembeli tidak memiliki informasi yang cukup untuk menyusun permintaan terperinci. Di sisi lain, RFP digunakan dalam kasus di mana persyaratan didefinisikan dengan benar, tetapi perusahaan sedang mencari solusi yang fleksibel atau inovatif. Dengan kata lain, pembeli mencari pengiriman yang berorientasi solusi untuk memenuhi persyaratan.

Sangat penting untuk menyadari berbagai tingkat proses pengadaan untuk membuat keputusan yang efektif melalui aliran informasi yang sistematis. Memiliki pemahaman yang jelas tentang istilah -istilah ini dan mengapa mereka digunakan dalam proses memungkinkan perusahaan untuk merampingkan prosesnya dan mendapatkan wawasan yang lebih dalam tentang seluruh fungsi pengadaan.